Privacyverklaring

DOA verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door DOA.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres of leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt DOA persoonsgegevens?
DOA verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Medewerkers en vrijwilligers die bij DOA actief zijn.
- Klanten, die interesse tonen in een dienst of product van DOA of het hebben afgenomen.
- Donateurs die door een financiële bijdrage DOA ondersteunen in het bereiken van de statutaire doelen.
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Alle organisatieonderdelen van DOA verwerken persoonsgegevens in Docasoft of Microsoft CRM, de administratieve applicaties van DOA en de daaraan gerelateerde applicaties.

Waarvoor verwerkt DOA persoonsgegevens?
Als je als donateur of klant een relatie met DOA aangaat of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of medewerker, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze helpen en zorgdragen voor de juiste afhandeling van de door jou gewenste relatie.

Als je eenmaal een relatie met DOA hebt bent dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden indien je hiervoor toestemmming hebt gegeven. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit of dienstverlening van DOA. Wil je niet meer benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie enzovoorts.

Verwerkt DOA ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. DOA controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.

Hoe gaat DOA met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de stichting of het doel waarvoor wij werken.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens door aan DOA te vragen inzicht te geven in de registratie. Medewerkers kunnen inloggen in NMBRS en daar hun geregistreerde gegevens zien.

Daarnaast kunnen medewerkers van kantoor, medewerkers van de afdeling klantverzorging (frontoffice) en in mindere mate de teamleiders van DOA , die hier gelet op hun functie toegang toegang toe moeten hebben, je gegevens inzien.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen DOA
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de administratie worden opgehaald. DOA kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Voor klanten en donateurs worden geen bewaartermijnen aangehouden, maar streven wij ernaar om de data actueel te houden. Betreffende de vrijwilligers en de medewerkers worden de gegevens na 10 jaar vernietigd. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is DOA gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door DOA kun je ook altijd contact opnemen met DOA via info@doamsterdam.nl.

Wijzigingen privacybeleid
DOA behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid.